Als je de projectomgeving kunt beïnvloeden, kun je het veranderinitiatief zichtbaar maken en de kans vergroten op veranderimpact.
Ik wandel met Inge over de Hoge Veluwe langs een plek waar wij vaak komen en wij vragen ons af: staat deze zonnewijzer er nu al lang, of staat hij er pas net? Het antwoord is: deze zonnewijzer staat er al een lange tijd. Alleen door de omgeving te beïnvloeden – in dit geval het omploegen van het gras – komt de zonnewijzer pas echt naar voren. De omgeving beïnvloedt het object. “Mooi onderwerp voor een wlog!”, zegt Inge.
Martijn, verantwoordelijk voor de begeleiding van de implementatie van een apotheeksysteem, belt mij op en verzucht: “Ik werk al weken hard aan mijn project en kom geen meter verder. Het lijkt wel of ik heel hard rondjes loop en iedere keer bij dezelfde plaats aan kom. De leverancier stelt steeds nieuwe eisen en frustreert daarmee de gebruikers. En ik raak gefrustreerd, want mijn project wil maar niet starten.”
Dan Ivo. Hij krijgt voor zijn onderzoeksopdracht MBA bij zijn opdrachtgever nauwelijks de sleutelpersonen bij elkaar. Hij vertelt dat hij zich met zeer weinig respect behandeld voelt door de mensen in de organisatie waar hij zijn opdracht uitvoert. Afspraken worden niet nagekomen of kunnen niet worden gepland. "Ik steek hier ook tijd in. Zo kan ik toch geen opdracht doen!”
Ik lach hem toe: “Moet je jezelf eens horen! Je werkt in een organisatie aan een veranderopdracht en wie heeft er nu weerstand? Jij! En dat is begrijpelijk. Jij wilt je MBA afmaken, jij hebt ook je drijfveren om met je onderzoek het verschil te maken en nu werkt de hele omgeving niet mee aan jouw plan.”
In de ervaringen van Martijn en Ivo herken ik veel. Ook ik kom regelmatig mijzelf tegen als ik merk dat het er wel op lijkt dat niet mijn opdrachtgever of de andere actoren een veranderopgave hebben, maar dat ik degene ben die het probleem heeft.
Toen ik op de lagere school zat, bestond er zoiets als de schooltandarts. In een bepaalde periode van het schooljaar stond er een grijs soort caravan met tandboor en spoelbak geparkeerd voor de ingang van de school. Aan de wand in de caravan hing een poster met “snoep verstandig eet een appel” en aan het plafond hing de nogal ouderwetse motorisch aandrijving van een tandboor. Als het mijn beurt was, ontmoette ik een Chinese mevrouw in een witte jas die me streng – in half Nederlands, half Chinees – toebeet dat ik beter mijn tanden moest poetsen.
Vanochtend heb ik een workshop gegeven over communicatie met de projectomgeving: stakeholdersmanagement. Wat ik wel grappend vleeshoudend leiderschap noem. Weten wat voor vlees je in de projectkuip (analyse) hebt en hoe jij en juist jij daar dan in intervenieert om het projectdoel dichterbij te brengen (leiderschap).
Voor de uitleg hadden we een actuele casus genomen van Jeroen. Die ging over een regionaal initiatief om de burgers (patiënten) via een regionale server ‘patiënt consent’ uit te laten spreken over de uitwisseling van medische gegevens. Voordat een dokter medische gegevens mag uitwisselen moet een burger/patiënt daarvoor toestemming geven. Nadat we enkele actoren hadden geïnventariseerd, plaatsten we deze in de zogenaamde stakeholders map (vleeskaart).
De actoren plaatsten de deelnemers op de assen ‘mate van betrokkenheid’ en ‘mate van invloed en macht’. Zo kwam Jeroen tot de bevestiging de bestuurders – toch de sponsoren van het initiatief ‘neutraal betrokken waren’. Hé! zeiden de deelnemers, dat is voor jou dan wel weer een lastige. Wat zou Jeroen kunnen doen?
Ik memoreerde uit de tijd dat ik de schooltandarts bezocht en vertelde hoe Dik Trom een ezel in beweging kreeg: met de wortel en de zweep. Dik Trom wist dat de ezel de straf van de zweep kende. Hij hoefde alleen maar te dreigen, terwijl de wortel voor de ezel werd gehouden. Zo kwam de ezel in beweging.
De vreugde van een appel versus de dreiging van de boor. Rond die periode van de komst van de witte tandenheks in de grijze caravan, poetste ik mijn tanden zo goed mogelijk. Ook deze ezel kwam in beweging.
Dus: vindt de wortel en de zweep. In de volgende stap onderzochte de deelnemers per actor waar zij van weg wilden en waar zij zich toe aangetrokken voelden. Zo kwam het dat de zorgprofessionals in beeld kwamen als belangrijke actoren met invloed die de bestuurder zouden kunnen overtuigen. Jeroen leerde: niet ik moet de bestuurders overtuigen, de zorgprofessionals hebben daar een rol in. En zo ontstond het inzicht in een kans om de projectomgeving te beïnvloeden, waardoor het veranderinitiatief dichter bij kon komen.
Leiderschap is voor een deel ook de projectomgeving doorzien en deze het werk laten doen. Martijn sprak ik na afloop van de workshop en hij vertelde dat hij er inmiddels achter was gekomen dat één van de actoren het betalen van facturen frustreerde. Hij wist het niet zeker, mogelijk was dit een verklaring voor het gedrag van de leverancier. In ieder geval had hij de juiste actoren bijeengeroepen en het vraagstuk van betrokkenheid van de leverancier daar op de agenda gezet van de RvB.
Als proYESmanager heb je de mogelijkheid via de projectomgeving te interveniëren voor de realisatie van een veranderinitiatief. Een proYESmanager zoekt de zweep en wortel en weet in de communicatie de actoren te bewegen.
En tanden poetsen natuurlijk.