proYESmanagement

Zoeken

Komkommertijdmanagement

Bijgewerkt: 4 apr 2018


Tijd is een vreemd fenomeen. Voor projecten is tijd een belangrijk factor: het moet op tijd af, tijd is geld. Tijd kan jouw vijand zijn, omdat je op een bepaald moment een aantal ontwikkelingen moet weerstaan die je niet hebt voorzien. Tijd kan een vriend zijn, omdat je net lang genoeg gewacht hebt opdat de kansen keren en tijd in voordeel van het project gaat werken. Tijd kan ook gewoon zijn werk doen. Zoals de ‘ wet van 9 maanden’, die ik als de termijn ervaar die nodig is voor de belangrijkste betrokkenen van je project om zich echt te kunnen verbinden met een standpunt over het project.

In het zeer lezenswaardige boek `Stil de tijd’ staat de filosofe Joke Hermsen uitgebreid stil bij het fenomeen tijd. De kloktijd zoals wij die toepassen met tijdzones, agenda’s, afspraken etc. is nog geen twee eeuwen oud. Mensen leefden voor die tijd nog veel meer een met de natuur en hun eigen gevoel van tijd. Hermsen beschrijft hoe vanwege economische handelsbetrekkingen de tijdzones zijn afgesproken en de kloktijd langzaam maar zeker een steeds dominantere factor in ons dagelijks bewustzijn is gaan vormen. De tijd heeft ons als het ware in de greep. De kloktijd heeft en enorme impact op ons dagelijks tijdgevoel. Zo vliegt de tijd voorbij op een drukke werkdag. Hebben we al niet het gevoel dat we tijd tekort komen, de projectrapportages maken het tijdsgebrek tot een controleerbaar feit.

Ik was afgelopen week vrij. Ik doe dan mijn horloge af en leef de dagen zoals ze komen. Ik heb wel een idee van wat ik zoal ga doen en laat mij ook verrassen. Als ik opsta zie ik wel wat er op mij afkom. Ik maak kleine aanpassing in hoe en wanneer ik iets doe: ik haal broodjes voor ontbijt en als het te warm is, doe ik ‘s avond na het eten wel iets sportiefs. Als ik dan zin heb. Niet wat je noemt uitspattingen. Toch doet zich al snel iets opmerkelijks voor: ik heb permanent de ervaring dat ik tijd over heb! Bij voortduring denk ik dat het later is. Sterker nog: op een dinsdag denk ik dat het woensdag is en dat gaat zo door... Eigenlijk ervaar ik zo zeker een dag extra vakantie! Bovenal: mijn hoofd komt tot rust en er is ruimte voor ideeën en inspiratie.

Terwijl ik deze week met Inge geniet van de vrije dagen en veel in de natuur ben, merk ik hoe de stilte zich ook om mij heen manifesteert, de parkeerplaatsen zijn leeg, boodschappen doen is een vorm van ontspanning, de autowegen zijn rustig. Alleen degene die zich waagt naar het strand kan er op rekenen een file te beleven. In Engeland verwelkomen ze een prinsje, in Nederland is de komkommer in de aanbieding. Het is komkommertijd, de periode waarin alles gewoon gebeurt en zich aandoet alsof het een vanzelfsprekendheid is. De zon komt op, we doen onze dingen, ook als we gewoon aan het werk zijn, en leven een beetje op gevoel.

Die ervaring dat er tijd over is, kan ik beïnvloeden in mijn vakantie. Die positieve ervaring ontstaat niet zomaar, daar doe ik een aantal zaken voor zoals ook blijkt uit deze week. Wat leer ik daaruit voor mijn projecten? Hoe introduceer ik de komkommer in mijn project?

- gewone reguliere dingen anders doen, bijvoorbeeld door net even anders vergaderen, even iets vieren

- meer tijd voor elkaar nemen, door een keer bij de koffie een net even meer persoonlijk vraag te stellen aan je collega

- de leegheid in de dag toestaan. Er komt altijd wel weer een moment voorbij waarop het werk zich opstapelt en je even niet weet waar te beginnen. Neem jouw komkommertijd en laat het even gebeuren

- Start ’s ochtends samen actief. Begrens de tijd voor mail in de ochtend en ga iets actiefs doen. De daily stand-up in de scrum aanpak is een mooi voorbeeld. Of ga op je hoofd staan

- Laat de eindtijd varen als blokkade in je gedachten. Doe de dingen met plezier en met inzet en laat je verrassen door jouw creativiteit en de inventiviteit van je collega’s

- in belangrijke mate de energie en ingeving volgen, doe niet waar je absoluut geen zin in hebt.

Komkommertijd kan ik dus zelf voor een groot deel managen.

Het gekke is dat met de ervaring van veel vrijheid en veel tijd en genieten van alles en nog wat, het leventje thuis met zorgen en huishouden gewoon door gaat en... niet achterop raakt. Hoewel ik thuis ben gebleven, is mij hoofd wel degelijk met vakantie. De komkommertijd om mij heen, is de komkommertijd in mijn hoofd en dat is heerlijk. De druk is eraf en ik hervind de energie en wil weer zo ontzettend veel.

Op mij werk kan ik de komkommertijdmanagement niet alleen voor elkaar krijgen. In projecten neemt het behoefte aan controle, voor je het weet, zo een vlucht. Ook ik word geacht strak de tijd en het budget te managen, risico’s te monitoren en kwaliteit te bewaken. Opdrachtgevers en projectleiders roepen zichzelf toe om meer op de handen te blijven zitten en het zelforganiserend en probleemoplossend vermogen van medewerkers een kans te geven.

Ik zou ook opdrachtgevers willen oproepen om af en toe komkommertijd te managen door rust te bieden. Zoals Joke Hermsen de filosoof Aristoteles aanhaalt die stelde, dat een democratisch heersers de burgers rust gaf, zodat ze konden nadenken. De tiran gaf veel werk, zodat de mensen geen tijd hadden om na te denken. Wat voor een opdrachtgever of projectleider wil jij zijn?

Dus lang leve de vakantie in onze hoofden tijdens werktijd, juist als we druk aan het werk zijn. Dat de komkommertijd onze projecten veel goeds brengt!

In de komkommerstemming komen? Luister en kijk naar het mooie ‘Aan de oevers van de tijd’ van Spinvis.