Zoeken

Faciliterend projectleiderschap

Bijgewerkt: 4 apr 2018


De colourkitchen in Utrecht op een woensdagavond in november. Ik ben bij de startbijeenkomst van de interessegroep ‘faciliteren in projecten’, georganiseerd door de IPMA in samenwerking met de IAF. Een initiatief van twee verenigingen: de IAF (international association of facilitators) en IPMA (international project management associaction). De IAF richt zich op het vakgebied faciliteren van bijeenkomsten, de IPMA richt zich op het vakgebied project- en programma management. Met mijn lidmaatschap van zowel IPMA als IAF, ga ik naar deze bijeenkomst in de hoop aansluiting te vinden met mensen met wie ik mijn gedachten over ProYESmanagement kan delen. Naar mijn idee speelt ProYESmanagement zich af op het kruispunt van projecten managen en faciliteren. Wat levert de mix van projectmanagement en faciliteren aan inspiratie op in de colourkitchen?


Er zijn zo’n 25 mensen aanwezig, een mix van projectleiders en facilitators. Overeenkomsten: weinig strakke consultancy look and feel. Verschillen: de facilitator parafraseert, verwondert en laat het gebeuren. De projectleider wil en stip op de horizon, duidelijkheid en richting.

In mij woekeren de strijdige verlangens. Het verlangen naar duidelijkheid en stempel drukken enerzijds en het verlangen naar laten gebeuren anderzijds. Ego of eco? Deze worsteling is niet van vandaag of gisteren. Als projectleider in projecten heb ik te maken met verwachtingen – opgelegd of zelf bedacht – dat ik als projectleider in control moet zijn en verantwoordelijk moet zijn voor alles wat erin mijn project gebeurt. Mijn opdrachtgever en leden van mijn projectteam stellen het simpel dat ik de klus aanvaart en verantwoordelijk ben. Dus alles wat gebeurd is mijn verantwoordelijkheid. Alsof ik als projectleider alles en iedereen aan een touwtje heb.

Moet ik dan alles loslaten en “go with the flow” meegaan in iedere beweging die er plaatsvindt? Dat is geen optie. Wellicht in de eerste plaats niet, omdat ik als projectleider er ook wat van vindt en ik ook sta voor een opdracht.


Eerder in mijn project in het Medisch Centrum Leeuwarden heb ik vier posities ontdekt die ik als projectleider kan innemen. Ik heb die posities verbeeld aan de hand van de positie ten opzichte van de vissen in een vissenkom.

De expert (positie 1) neemt een afstandelijke positie in. Die positie verschaft de projectleider de kracht om vanuit een eigen referentiekader snel de vinger op de zere plek te leggen. Veel adviesrapportages zijn gebaseerd op een

model dat aangeeft wat goed en fout is. Op basis van interviews en documentanalyse komt de adviseur tot een oordeel over de verbeterpunten en de noodzakelijke stappen die gezet moeten worden. Een projectleider schrijft met aannames zijn projectplan. Jammer dat de bol het zicht vervormd…..


Een positie die meer ruimte geeft voor inbreng en betrokkenheid van de mensen uit de organisatie is de rol van facilitator (positie2). In workshops komt de facilitator mét de organisatie tot een oordeel wat er beter kan en wat de volgende stap zou moeten zijn. De kracht ligt er dan in het toepassen van goede werkvormen en omgaan met goepsdynamiek.

De voorgaande stappen ziet de projectleider of facilitator de organisatie als een object van nader

onderzoek. De ProYESmanager plonst vanaf het randje het diepe in en neemt zo een co-constructieve rol (positie3) in. Als ProYESmanager doe je dan ook echt mee. Jouw ‘presence’, alles wat je doet of zegt is een act, een beweging, die mogelijk een verandering teweeg brengt. Je merkt dat anderen ook effect hebben op jouw kijk en je wordt in die rol geconfronteerd met een extreme close up van de mensen en van jezelf. Neem je meer afstand van het geen zich onderwater afspeelt en hou je toch betrokkenheid bij de ontwikkeling van de medewerkers en de organisatie dan kun je voor de rol van coach (positie 4) kiezen.


Tijdens de startbijeenkomst borrelde het begrip ‘faciliterend projectleiderschap’ zich in mij op. Het is projectleiderschap waarbij de verantwoordelijkheden, structuren en controls van projectmatig werken er zijn én waarbij in het moment van projetvoering technieken en ‘presence’ van faciliteren toegepast worden. Faciliterend projecleiderschap is een mix van faciliteren en projecten leiden die in een co-constructieve positie (3) in het moment wordt toegepast.


De dag daarna deed zich een voorbeeld voor van wat ik 'faciliterend projectleiderschap’ zou willen noemen. Ik zit in een voortgangsoverleg een er is ”gedoe”in het project. De verwachtingen van klant en leverancier worden op de proef gesteld. Naar beider overtuiging gaat het niet goed, niet conform hun verwachting. In het moment dat de verwijten dreigen te komen, merk ik dat ik uitzoom en afstand hou. Ik verwoord mijn observaties, ik stuur op proces en merk dat de spanning afneemt en dat ik de deelnemers mee kan nemen naar een breder kijken. Mijn gedrag straalt uit op de groep. Ik mijd de weg van toegeven en de weg van conflicten en ben op zoek naar de weg naar de toekomst. Naar een oplossing die ons samen verder brengt zonder dat ik de inhoud van die weg nog niet ken. Ik vertrouw op wat er komt. Ik merk dat ik de communicatie aan het faciliteren ben (eco) en mijn belangen en verantwoordelijkheid even op de achtergrond druk (ego). Het helpt mij om de complexe samenwerking verder te brengen.


Faciliterend projectleiderschap als uiting van ProYESmanagement is een mix van faciliteren en projectmatig werken. Ik heb in de colourkitchen een mooie ontmoeting beleefd met mensen met wie ik de verbinding vind om dit kleurrijke begrip nader vorm en inhoud te geven.

proYESmanagement