De donkere dagen voor kerstmis, zo noemde mijn moeder de dagen in november en december als de dagen korter werden. In projecten worden de dagen ook wel eens donker. Het is vast herkenbaar dat in grote complexe projecten met veel stakeholders, belangen, verwachtingen er na de optimistische start met mooie woorden over waarom wij dit project doen, er een moment komt waarop iedereen denkt ”is dit nog wel leuk zo?” Hierbij mijn reflectie op een dergelijke ervaring vanuit mijn leveranciers perspectief. De reflectie kan even goed ook gelezen worden vanuit het perspectief van de ander, van de klant.
Wanneer een project begint te schuren en er een gure wind begint op te steken, dan zit ik meestal aan de leveranciers kant. Ik ga er van uit dat van mij wordt verwacht flexibel te zijn, de leden van de klantorganisatie te volgen in hun nieuw inzichten en leermomenten en daar naadloos met passende acties en antwoorden op aan te sluiten. Het project verandert voortdurend en ik ga ervan uit dat de klant de toegevoegde waarde van meerwerk honoreert.
Voordat de Prince 2 aanhangers roepen dat ik dan maar goed wijzigingsbeheer moet toepassen, wil ik vragen het mechanisme van wijzigingsbeheer even te laten rusten. De kern van de afstemming in de communicatie is niet altijd zo duidelijk, omdat de vooronderstellingen van de actoren verschilt. De oorzaken en gevolgen van handelingen die in het project spelen zijn niet altijd even concreet lineair aan te geven. Als ik de leden klantorganisatie een gunst doe in de categorie ‘kleine moeite, veel plezier’ wil ik bijdragen aan een resultaat van ons samen, zoals het naar mijn idee hoort in samenwerking. Op het moment dat vervolgens verwacht wordt dat deze gunst bij mijn normale takenpakket hoort, wordt het ingewikkeld. Gaat het dan om het managen van wijzigingen alleen? Nee. Het gaat dan ook om hoe de ander mij met mijn aannames ziet staan en hoe ik de ander met zijn aannames zie staan.
Dat proces dat van inleveren en toegeven gaat geleidelijk en is een langzaam gif in de samenwerking. Zo overkomt het mij dat alle irritatie over ‘in mijn ogen’ onredelijke vraag om de gunsten inmiddels serieuze kosten heeft veroorzaakt. Ik merk dat ik boos word. Zijn ze nu helemaal gek geworden! Ik heb nu al weken mij aangepast aan hun grillen in verlangens en problemen en nu is het welletjes! En voor ik het weet is er niet veel van de spetterende startbijeenkomst overgebleven. Het gaat nu over ’wij’ en ‘zij’ en over ‘tekortkomingen’. Ik hoor “hun’ en ‘ons’ vastklampen aan eigen waarheden en modellen om de ander de wil op te leggen.
En ik moet denken aan de donkere zijde van de theorie U van Otto Scharmer (zie figuur).
Uit: Theorie U 0- leiding geven vanuit de toekomst die zich aandient, Otto Scharmer, p. 316
Scharmer spreekt in dit verband van ‘downloaden’. Bij luisteren zijn we vaak helemaal niet op de ander gericht, maar meer op onszelf. Terwijl de ander zijn verhaal doet, zoeken we naar herbevestiging van wat we al wisten. We horen selectief de feiten en meningen om ons verhaal kloppend te houden. Geen verwondering zoeken over de ander, maar bevestiging vinden bij jezelf, jouw eigen verhaal.
Ook ik betrap mij op downloaden en het bewandelen van de destructieve spiraal naar absencing en dreigende verwijdering, zoals in de figuur in de linkerbovenhoek is aangegeven. Wat ik voel is frustratie. Mijn frustratie.
Wat mij iedere keer weer opvalt, is dat wanneer ik frustratie ervaar, die ander ook frustratie ervaart. Het gevoel van onmacht van de ander klinkt als het ware als een echo in mij. De stem in mij is ook de stem in de ander. Dat bewustzijn, dat mijn frustratie onze frustratie is, maakt veranderen voor even een ongedeeld moment van veranderen. Populair gezegd: ik ontdek dat we in het zelfde schuitje zitten maar hebben er nog geen gedeelde taal bij.
Het beste wat ik dan kan doen is stil staan en luisteren. Echt luisteren. Proberen te horen wat deze frustratie voor de ander betekent, waar de angsten en verlangens zitten en of er in de achterliggende aannames van de ander verwachtingen zitten die verbinden met die van mij. Ik leer dat ik verkeerde veronderstellingen had! De ander luistert in reactie op mijn gedrag naar mij en probeert mijn verwachtingen te begrijpen. Vertrouwen komt terug, het is een proces waarvan we samen aanvoelen dat het dieper moet. Wat speelt er bij jou en bij mij. We durven open te zijn over wat we denken en kwetsbaar te zijn over onze verlangens. Er is een echt debat ook gevoed door verwondering. We wisten veel niet van elkaar, blijkt. Zo komen we bij het moment dat we proberen samen een nieuw perspectief neer te zetten voor onze gedeelde toekomt en onze aannames en vooronderstellingen los te laten. Nieuwe spelregels, nieuwe aannames definiëren we samen en we gaan opgewekt na een hele lange zit het weekend in.
Scharmer geeft met de theorie u een mooi handvat om op gesprekken te reflecteren. Hoe gaat dit gesprek, waar sta ik en waar staat de ander?
Wat je als ProYESmanager echt zelf moet leren ontwikkelen is sensing wat er in je lijf en hoofd aan de gang is en je intuïtie volgen. En daarbij helpt het als je jouw gevoel van frustratie en onmacht probeert te begrijpen als iets wat zich ook in de ander manifesteert en je probeert te verwonderen over dat gevoel. Het meest gedurfde is niet het toestaan naar dat gevoel te luisteren, maar het bespreekbaar maken en vervolgens laten gebeuren wat er dan gebeuren moet. Het betekent niet dat je al jouw vooronderstellingen er boord moet gooien, wel dat je opnieuw naar nieuwe aanknopingspunten zoekt om samen verder gaan.