proYESmanagement

Zoeken

De opkomst van de project facilitator

Bijgewerkt: 4 apr 2018


Hebben projecten en projectleiders toekomst en zo ja welke? Het beeld rijpt bij mij dat projectleiders met alleen de klassieke rol van beheersing en controle overeenkomstig de gangbare projectmanagement methodieken hun tijd hebben gehad. En dat meer projectwerk teruggebracht wordt in de lijnorganisatie. Er is met andere meer nodig in de rugzak van de projectleider die in de business wil veranderen.


Toen ik nog niet wist wat een ‘project’ was, deed ik al iets ontstaan (een instructievideo, examenfeest, een groepsreis naar het buitenland, een theaterspektakel in de open lucht, een feest voor meer dan 1500 mensen), wat je achteraf een project zou kunnen noemen. Allemaal hoogst bescheiden vergeleken bij bijvoorbeeld de invoering van de AOW en de realisatie van de stormvloedkering. Wat al die projecten gemeenschappelijk hadden: de ambities en ideeën kregen vorm, lang voor IPMA, PMI, Prince2 en MSP bedacht zijn.


Eenmaal projectmanager was, wilde ik meer dan een spreadsheet managen. De energie die projecten geven om iets voor elkaar te krijgen, heeft mij altijd het meest aangetrokken. Zo’n project waarvan je van te voren niet had gedacht dat het zou lukken. Wat mij betreft moet een reële kans van falen zijn om het project tot een succes te maken, zodat mensen zich met elkaar verbinden om iets van betekenis voor de toekomst te creëren. Herkenbaar?

Kon ik er een tijd lang wel zelf een draai aan mijn projecten geven, er verandert de laatste jaren zoveel in de context projecten dat ik wel mee moet veranderen. Ik noem hier zeven ontwikkelingen die op de noodzaak wijzen van een nieuwe vorm van projectleiderschap. In ieder geval een nieuwe vorm van mijn projectleiderschap.


1. Leiderschapscrisis

Wat wel bekend staat als een leiderschapscrisis, waar in het gezag van de leider en het vertrouwen in de leider ter discussie staat, is in belangrijke mate ook een volgerscrisis. Als de leider het zelf niet weet waar heen en hoe er te komen, dan schiet de roep om visie en aanpak niet op. Samen toestaan ‘even niet te weten’ is belangrijk geworden om ruimte te creëren om nieuwe oplossingen en ideeën te laten ontstaan. Naast transactioneel en transformationeel leiderschap, introduceer ik interactioneel leiderschap, waarbij het gaat om creativiteit bevorderen en de ontdekkingsreis te stimuleren. Dienend leiderschap zoals onder andere te lezen is in Gedeeld Leiderschap, het managementboek van het jaar in 2012.


2. Digital

De digitale mogelijkheden brengen organisatie meer en meer in een hyper modus, waarin de ene implementatie de ander opvolgt. Langzaam maar onmiskenbaar voltrekt zich een Digital Tranformation zoals Capgemini Consulting in samenwerking met MIT in beeld heeft gebracht. Aan de hand van tiental heldere voorbeelden is te zien hoe de wereld door digital aan het transformeren is en welke impact digital heeft op ons leven en werk. De doelen, de context, de aanpak en leiding van projecten verandert daar in mee.


3. Vernieuwingsdrang

De druk om snel vernieuwingen in ons werk te adopteren is toegenomen. De verandermanager als rol in een project die apart voor de communicatie en de mobilisatie voor de verandering zorgt, is verleden tijd. De focus ligt op wat nu waarde oplevert voor de afnemers van produkten en diensten. Om vernieuwing te leiden zijn dan ook aanvullende vaardigheden nodig. Niet voor niets hield de IPMA in 2014 het Worldcongres in Rotterdam over ‘ Innovation through dialogue’. De projectleider van vandaag weet dat deze met plannen en beheersen er niet komt om het tempo in waarde ontwikkeling van de business bij te houden.


4. Agile/ Scrum

Agile / Scrum werken is de nieuwe norm voor IT projecten. Tijdens de conferentie in november van de IPMA over de toekomst van de projectleider werd duidelijk dat Philips in twee jaar tijd van 200 naar 15 projectleiders is gegaan. De volgende stap bij Philips, en zo ook bij grote banken en verzekeringen, is de implementatie van Agile werken in de business om meer wendbaar te organiseren en te veranderen. De scrum master met een focus op het faciliteren van groepsamenwerking verdringt de projectleider.

Wat Agile/Scrum gaat beteken in de context van veranderen van de business is deels gelegen in de toenemende verwevenheid tussen business en IT. Als de IT Agile/ Scrum werkt zal de business daar in mee moeten. Hoe typisch innovatieprojecten van de business Agile aangepakt gaan worden (met IT op de achtergrond) staat nog in de kinderschoenen. De rol van project facilitator is dan meer en anders dan die van Scrum master.


5. Zelf

We leven in het tijdperk van zelf doen en eigen regie. Sociale innovaties als de decentralisaties naar de gemeenten (Jeugdzorg, WMO.participatiewet) gaan hand in hand met een beweging die breed laat zien dat mensen zelf onder eigen regie verantwoordelijk zijn: Persoonlijk Gezondheidsdossier, zelf roosteren, MOOC, on line training, en ook zelfbeschikking over leven en dood.

Voor projecten zal het ook altijd zo zijn dat situationeel leiding gegeven moet worden. Ook de projectleider zal in voorkomende situaties het voorbeeld geven en uitleggen. De ontdekking van het zelf impliceert ook meer laten gebeuren en loslaten van wat door het projectteam en de projectomgeving zelf kan en soms ook moet worden uitgevoerd.


6. Zingeving

Prive en zakelijk zijn meer dan ooit verweven. Het nieuwe werken heeft het werk definitief in de prive omgeving gebracht, waarbij de tijden van werken en prive minder strikt gescheiden zijn. De sociale media brengen collega’s en vrienden in een mix van werk en prive in verband. Vooral jongeren draaien de zaak nu om: het prive naar het werk brengen. De behoeften en passies inbrengen in het werk. Het recent uitgebrachte boek 8 essentiële stappen voor leiders van de toekomst sluit aan bij een trend om intuïtie en creativiteit toe te staan in het werk van de leider.

Voor de projectleider betekent zingeving zowel stem geven aan de eigen intenties als aan die van anderen. Waar kan jij een groep, een organisatie, de maatschappij mee verder helpen? De ondernemende projectleider doet zijn intrede die meedenkt en meedoet in de realisatie van de project dat bijdraagt aan ook zijn / haar droom.


7. Organisatie ontwikkeling

Door google en ander ontsluitingsmogelijkheden van kennis via internet is kennis snel en breed toegankelijk geworden. Door personeel aan te stellen, te kennisnetwerken en door (on line) opleiden, kunnen kennis en vaardigheden snel een eenvoudig opgedaan worden. Organisaties ontwikkelen zich ook of misschien wel juist door de toevallige samenkomst van mensen in groepen die zelf nadenken over hun vraagstukken en hun toekomst.

De leider van een project is dan ook een deelnemer aan de organisatie ontwikkeling en participeert co creatief.

Genoemde ontwikkelingen geven een schets om te duiden dat er ontwikkelingen voor de rol van de projectleider gaande zijn die van betekenis zijn.


Contouren van de project facilitator

Projecten zijn meer dan planbare enigszins voorspelbare samenwerkingsvormen gericht op een vastgesteld doel. Kan de maakbaarheid van veranderprojecten al in twijfel getrokken worden, door de genoemde ontwikkelingen ontstaat steeds vaker een situatie waarin:

- het doel niet helder is

- de weg er naar toe ontdekt moeten worden

- het netwerk aan individuen die zich aangetrokken voelt tot het idee gecreëerd moet worden

- de verspreiding van ‘ het idee’ meer vervorming van een idee is naar de betekenisgeving die er volgt in de groepsdynamiek.



De project facilitator is dan degene die talenten, energie en ideeen in een netwerk - binnen een organisatie of tussen organisaties - verbind om een wenselijke situatie na te streven waar de project facilitator zich zelf ook volledig aan committeerd.

Het is niet zo dat een project altijd faciliterend wordt aangepakt. Als het doel en aanpak redelijk duidelijk zijn en de groep die samen optrekt om het projectdoel te realiseren, tot een goed werkend team is te begeleiden, dan kan omgeschakeld worden naar en aanpak die meer transactioneel of transformationeel te noemen en is.

Het afgelopen jaar heb ik met 10 ‘reisgenoten’ nader uitgezocht hoe faciliterend veranderen er uit zou kunnen zien. De ontdekkingsreis heeft mooie inzichten gegeven in de mogelijkheden van interventies als story telling, theater, gaming, coaching en dialoog.


Verder (mee) reizen

De ontdekkinsgreis afgelopen jaar heeft mij geinspireerd door te gaan en te kijken hoe ik voor mij zelf en voor anderen ‘ faciliterend veranderen’ en de rol van ‘ project facilitator’ nader vorm kan geven:

- bijeenkomst op 16 januari 2015 waarin de bevindingen van ‘ faciliterend veranderen’ worden gedeeld. Deelname kan via meetup

- uitwerken van een aanpak Agile Transformation voor het begeleiden van veranderprojecten in de business

- opzetten van een kennisnetwerk voor geintereseerde projectleiders Deelname kan via meetup

- deelname aan de IPMA werkgroep Faciliteren in projecten en programma’s

- wat zich verder in de contacten aan mogelijkheden aandient ....

Heeft u opmerkingen, suggesties, initiatieven of wilt u deelnemen? Ik hoor graag!

www.proyesmanagement.nl