Hoe ben ik succesvol als team manager wanneer het spannend wordt?



De vraag wanneer ben ik succesvol als team manager, kwam naar boven in een turbulente week waarin: Peter R de Vries is overleden na een aanslag op zijn leven, Limburg en delen van België en Duitsland zijn tot rampgebied verklaard na hevige regenval en het zoveelste ‘foutje bedankt’ van Rutte en de zijnen kwam na explosieve groei Corona besmettingscijfers. Het ongelukkig toeval ligt altijd op de loer. Denk je goed te doen als journalist, bewoner aan de Maas of leider van een kabinet, ineens is daar het onverwachte, de zwarte zwaan, en neemt het beloop een dramatische wending.


Drie eenheid voor succes

Bij al deze gebeurtenissen de afgelopen week steekt mijn klein kantoorleed (ook wel: thuiswerkleed) nogal misplaatst af. Mijn zwarte zwaan was een knak in vertrouwen. Nadat ik mijn mensen had vrijgemaakt om mee te denken over een planning om een project nog dit jaar af te ronden, werd ik in de beantwoording gepasseerd en werd een capaciteitsclaim ter besluitvorming aan hoger management aangeboden. De potentiële impact van dat voorstel is dat het lijnwerk in mijn team gekortwiekt en overbelast zal worden, dat eerdere afspraken over ‘hoe er samen uit te komen’ gebruskeerd zijn. Mijn pogingen om alsnog in gesprek te komen strandde. Onbegrip. Frustratie. Verontwaardiging. Wat nu? Wat zal ik? Wie ben ik hier?


Ik luisterde naar Theo Maassen in gesprek met Freek de Jonge in de podcast met de hier toch wel toepasselijke naam Ervaring voor beginners’ link Het gesprek ging over wat Freek de Jonge de drie eenheid noemt van succes: vertrouwen, discipline, concentratie. Het betoog van Freek de Jonge zette mij tot nadenken over wat ik kan doen als teammanager in deze casus.


Vertrouwen

Het begint met het vertrouwen. In relatie tot de vragende partij om capaciteit ben ik hoogmoedig over mijn beeld van wat er allemaal misgaat in dat project. Ik beschouw mijzelf als een ervaren projectmanager en heb een opvatting over wat er allemaal niet deugt in dat project. Om te beginner is er geen plan, in ieder geval niet een plan zoals ik mij dat voorstel nodig te hebben. Ik zie alleen een capaciteitsclaim en alleen die claim geeft mij geen vertrouwen dat het project tot en goed einde komt. Ik vertrouw het plan niet, ik vertrouw de claim niet en ik vertrouw de gang zaken om je zin te krijgen niet.


Het paradoxale is dat het gedrag van de ander effect heeft op mijn zelfbeeld en zelfvertrouwen. Hallo daar! Ik ben er ook nog! Mag ik er zijn? Maar ook: door mijn denken over de ander: mag die ander er dan wél zijn? Schenk ik wel genoeg vertrouwen om vertrouwen terug te mogen vragen? Hier zit wellicht een sleutel voor het vervolg. Ik kan de vraag stellen: wat geeft jou het vertrouwen dat dit plan en deze aanpak tot succes leidt?


Discipline

Door herhaling van handelingen word je ervaren. "Practice makes perfect" is niet voor niets het gezegde. Zelf opgelegde discipline is nodig om potentieel talent tot wasdom te brengen. Zonder discipline hebben we genoeg talenten in de sport zien sneuvelen.


Wie zichzelf geen discipline oplegt, wordt gedisciplineerd. Ik moet erkennen dat het aan discipline bij mij als team manager en het team ontbreekt als het gaat over kwaliteitsborging. Niet voor niets ben ik begonnen om daar discipline in aan te brengen langs de - Agile - weg van zelfoplegging.


Wat plannen betreft is er zowel bij mij als het team al een goed ontwikkelde discipline, Met de sprint- en kwartaalplanning hebben we goed in beeld wat we doen en hoeveel tijd we voor de realisatie denken nodig te hebben.


Wat zeker nog discipline vereist is de jaarplanning en jaarcapaciteitsplanning. Voor de organisatie als geheel is het realiseren van jaarplannen een opgave. Plannen voor vandaag en morgen gaat uitstekend. Concretiseren en problematiseren van jaardoelen vereist een veel stevigere disciplinering van onszelf en van elkaar. OGSM wordt nu ingezet als instrument. OGSM staat voor Objective, Goals, Strategies, Meaures en is een businessplan op 1 A4. Ik ben hoopvol over het effect van het toepassen van OGSM en zie ook de moeite om de discipline op te brengen om acties uit te voeren, te monitoren en te meten.


In de casus met het plan breekt het mij op dat ik de lange termijn capaciteit en kwaliteit nog onvoldoende heb weten te disciplineren. Met disciplineren wordt hier bedoeld: de ander een betekenisvolle kijk op de realiteit opleggen. Zo kan het komen dat in de wil om een goed doel te behalen (namelijk een project ook écht dit jaar afronden) mijn prioriteit nummer 1 "de winkel draaiend te houden" niet gezien wordt. Ik heb inmiddels de capaciteits- en kwaliteitsplanning voor komende half jaar in kaart gebracht.


Concentratie

Concentratie heeft met gelijkvallen met mijzelf te maken, wanneer ik in flow opga in het geheel, In concentratie ben ik, wanneer ik in het moment present ben, authentiek ben vol zelfvertrouwen en bewust. In mijn eerste respons op de gang van zaken in de casus de was ik dat niet..


In mijn reflectie neem ik de ontwikkelingen van afgelopen week onbewust mee. Neen, ik ga geen sorry zeggen wanneer in de toekomst schade is toegebracht die NU voorkomen kan worden, hoe hoog het management ook is: ik weet waar ik voor sta en dat zijn goede zaken waar naar geluister moet worden. Ik blijf ook open staan om te helpen en daar waar nodig te accepteren dat wanneer het niet kan zoals het moet dan maar moeten als het kan. Ik laat ook de afdeling in nood niet alleen staan.


Mijn kijk op de zaak is voor dit moment heel helder. Ik weet waar ik voor sta, namelijk beheer eerst en de meest waarde toevoegende projecten twee. Ik weet waar mijn grens ligt en ik wijk niet als niet aan die grens voldaan wordt. Eigenlijk wacht ik het rustig af en werk mee om toch snel het goede gesprek aan te gaan.


Samenvattend

De drie eenheid Vertrouwen - Discipline - Concentratie is handig voor mij te gebruiken als manager om op mijn dag te reflecteren en even de tijd te nemen om mijzelf af te vragen hoe ik mij verhoud tot die drie eenheid im het dagelijks werk met de ander. Het beidt ook aanknopingspunten om de persoonlijke groei van mijn teamleden te bespreken.


I give you power, over me

I give you power, but now I gotta be free

I give you power, but now I say

I give you power, I can take it away

I can take it away

Woo!

I Give you power - Arcade Fire