Vertrouwen is goed, controle is beter. Dat is zo’n wijsheid uit het projectmanagement. Ik wil graag van het vertrouwen zijn! Als ik samenwerk vind ik het prettig als de ander mij vertrouwt op mijn persoonlijke kwaliteiten als ervaring, inzicht, vaardigheden en karakter. En ik wil graag de ander in het project ook vertrouwen. ik weet uit ervaring dat, wanneer er een sfeer van wederzijds vertrouwen ontstaat, er een echt team ontstaat met hoge potentie voor succes.
‘Vertrouwen komt te voet en gaat te paard’ is ook zo’n gezegde. Want vertrouwen is er niet zomaar. In de samenwerking in het project bouw ik krediet op. Bij mijn opdrachtgever, de leden van de stuurgroep, mijn teamleden en stakeholders. Vertrouwen moet groeien en krediet opbouwen kost tijd.
Hoe fijn en belangrijk ik vertrouwen ook vind, ook ik ontkom niet aan de controle reflex. Eerlijk is eerlijk: ik ben ook van de controle! Want controle geeft mij het gevoel dat ik de leiding heb. Zonder controle geen leiding, zou je kunnen zeggen. Is controle dan echt beter?
In het AD is een discussie gaande over de rapportages van gezinsvoogden in de jeugdzorg. Door onjuiste rapportages zouden kinderen soms onterecht uit huis geplaatst worden. Gezinsvoogden van Bureau Jeugdzorg presenteren meningen volgens het AD als feiten. Ook zouden ze passages uit oude rapporten zonder controle meenemen in nieuwe analyses. Verder wordt de bron van hun informatie vaak niet genoemd.
Ik doe een project voor de jeugdzorg en merk hoe complex deze materie is voor gezinsvoogden. Ook hier is sprake van een grensvlak van vertrouwen en controle. Vertrouw je op de informatie die door collega’s en andere betrokkenen zijn vastgelegd, controleer je je eigen observaties? Ben je je bewust van het onderscheid tussen feiten en oordelen? Gezinsvoogden zijn geen advocaten. Projectleiders, teamleden en stuurgroepleden ook niet. En toch hebben ook zij van doen met controle en vertrouwen. Met feiten en meningen.
Als vertrouwen goed is en controle beter wat is dan het best in een project?
Vanuit een lerend perspectief betekent controle een gedeeld inzicht in de feiten, zoals het verbruikte budget, de resterende tijd, de beschikbare middelen, de gerealiseerde en te realiseren productie. Die feiten zijn dan een stimulans om het projectmatig samenwerken te verbeteren gedurende het project. Controle is dan gedeelde grip op de voortgang en het vertrouwen is gebaseerd op de kracht van mensen om te leren en te optimaliseren.
Een project is ook een contract tussen partijen, soms met condities als fixed price en fixed date.
Vanuit een dwingend perspectief is er voor de opdrachtgever maar één regel: dat wat gepland en bedacht is, is juist. Een dwingend perspectief gaat uit van een sterk gereguleerde wil ‘van boven’ om de werkelijkheid te creëren. Het contract met de afspraken is het kader dat het verloop en de uitkomst van het project dicteert, hoe complex en onvoorspelbaar het project ook is.
Controle is dan platte machtsuitoefening en vertrouwen de uiting van opgelegde wil. Over de transitie van de jeugdzorg naar de gemeente horen we nu ook alleen maar alle goeds dat er komt, gewoonweg omdat het er van komt. Het is de politieke wil die bepaalt dat het gebeurt, niet de doordenking van de inhoudelijke afweging die bijvoorbeeld de vraag beantwoordt: hoe gaat de gemeente die regie dan (beter) uitvoeren dan nu het geval is?
Nu ben ik geen pleitbezorger van een laissez faire leren. En ik ben geen voorstander van domineren vanuit een blinde overtuiging. Vertrouwen is goed als deze gepaard gaat met voldoende zelfreflectie op doelen en aanpak. Verantwoordelijkheid voor de doelen en de aanpak worden dan in een project aanvaard van de hele projectorganisatie. De leden zijn transparant in hun taakuitoefening om controle mogelijk te maken door andere ogen. Controle is beter wanneer de feitenanalyse leidt tot leren en verbeteren. Controle geeft dan het vertrouwen weer terug waar het thuishoort: bij de mensen die het project moeten fiksen binnen tijd en budget.
Als vertrouwen goed is en controle beter, wat is dan het best? Het best is misschien wel een verbindend perspectief. In dat perspectief komt zowel het kader stellen van een contract en een plan en een vooropgesteld doel, als de ruimte voor leren en verbeteren tot uitdrukking. In dat perspectief richten opdrachtgever, stuurgroep, projectleider en medewerkers zich op de urgentie om voorbereid te zijn op de toekomst. In dat perspectief is de controle een normaal transparant onderdeel van onderlinge verantwoording en bijsturing. In een verbindend perspectief is de visie op het project en de toekomst een zaak van alle betrokkenen. In een verbindend perspectief is weerstand een welkome gebeurtenis die duidt op betrokkenheid om de weg naar het doel aan te passen. Botsingen tussen belangen en ideeën onvermijdelijk en zijn gewoon gedoe, waar de drijfveren van mensen wordt geraakt. Waar dan ook de doelen en de visie bespreekbaar is.
Vertrouwen is goed, controle is beter... Verbinden is het best!